Datenschutz

Mit nachfolgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick verschaffen, wie wir mit Ihren Daten umgehen, die wir im Zusammenhang mit der Inanspruchnahme unserer Leistungen bei Ihnen erheben und die wir beim Besuch auf unseren Internetseiten www.ums-gmbh.com sowie umsacademy.com erfassen. Zudem möchten wir Sie über Ihre Datenschutzrechte informieren. Welche Daten im Einzelnen verarbeitet, und wie sie genutzt werden, hängt von den jeweils in Anspruch genommenen Leistungen ab.

1. Verantwortlicher, Art. 4 Ziffer 7 DSGVO

Der für die Verarbeitung Ihrer Daten Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Ziffer 7 Datenschutz – Grundverordnung (DSGVO) ist die

UMS Consulting GmbH & Co. KG
Hanauer Landstraße 291 B
60314 Frankfurt am Main (Deutschland)

2. Was sind „personenbezogene Daten"?

Personenbezogene Daten sind Informationen zu Ihrer Person, die Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen, z.B. Ihr Name, Ihre Adresse oder Ihre Telefonnummer. Informationen, die keine Rückschlüsse auf eine bestimmte oder bestimmbare Person zulassen, fallen nicht darunter.

3. Umfang und Zweck der Datenerhebung,- Verarbeitung und -Nutzung

a) Auf unseren Internetseiten

aa) Beim rein informatorischen Besuch unserer Internetseiten, also wenn Sie sich nicht einloggen, Bestellungen aufgeben oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse des anfordernden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Anforderung
• vom anfordernden Rechner gewünschte Zugriffsmethode/Funktion
• vom anfordernden Rechner übermittelte Eingabewerte
• Zugriffsstatus des Web-Servers (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, Kommando nicht ausgeführt etc.)
• Name der angeforderten Datei
• URL, von der aus die Datei angefordert/die gewünschte Funktion veranlasst wurde (Referrer URL)
• Browsertyp und -version
• Verwendetes Betriebssystem

bb) Kontaktaufnahme
Sie können über das auf unseren Internetseiten hinterlegte Kontaktformular Kontakt mit uns aufnehmen oder dies ganz einfach per e-Mail tun. Wir benötigen einen Namen, mit dem wir Sie ansprechen können und eine Mailadresse, um Ihnen antworten zu können. Weitere Informationen können Sie uns freiwillig geben, um die Kommunikation zu erleichtern. 

cc) Kunden Log-In/Bibliothek
Für unsere Kunden stellen wir auf unserer Internetseite ein Log – In zur Verfügung, über das sie auf ihren Account zugreifen können. Dort können sie auf ihre Lerninhalte (e-learning) und Zertifikate zugreifen und die Bibliothek nutzen. Benutzername und Kennwort werden dem Kunden per E-Mail zugesandt. 

cc) Cookies
Auf unseren Internetseiten werden so genannte Cookies eingesetzt. Diese dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden, und die Ihr Browser speichert. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Wenn Sie unsere Internetseite zum ersten Mal besuchen, werden Sie auf den Einsatz von Cookies durch ein sog. Cookie-Banner hingewiesen, welches sich am unteren Rand der Internetseite öffnet. Standardmäßig aktiviert sind essentielle Cookies, die für den sicheren Betrieb der Internetseite erforderlich sind. Diese essentiellen Cookies und weitere Informationen können Sie sich unter „individuelle Datenschutzeinstellungen“ und „Cookie-Informationen“ anzeigen lassen. Sie können zusätzlich weitere Cookies freischalten, um die Funktionalität unserer Internetseite und die Services für Sie weiter zu verbessern. Hierfür müssen Sie im Cookie-Banner die angezeigten Cookies z.B. für Statistik und Marketing anschalten. Sie erteilen damit Ihre Einwilligung, dass die aktivierten Cookies personenbezogene Daten erfassen und wir diese verarbeiten dürfen. Informationen zu Umfang und Zweck der Verarbeitung finden Sie ebenfalls in den „Cookie-Informationen“.  Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung durch die von Ihnen aktivierten Cookies jederzeit widerrufen, indem Sie das Cookie Banner erneut aufrufen und die Cookies dort ausschalten. Es werden dann über die ausgeschalteten Cookies keine Daten mehr erfasst. Die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zur Abschaltung bleibt hiervon unberührt. Die Einstellung der Cookies müssen Sie speichern, so dass diese Einstellung auch bei einem erneuten Besuch der Internetseite erhalten bleibt und nicht erneut vorgenommen werden muss. Die Einstellung können Sie „löschen“, indem Sie die Seite neu laden. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie bei Nichtaktivieren bestimmter Cookies eventuell nicht alle Funktionen unserer Internetseiten nutzen können.

dd) Bestellungen im Online-Shop
Sie können über unseren Online-Shop Seminare und Trainings sowie andere Veranstaltungen buchen. Für die Buchung benötigen wir neben dem Firmennamen den Namen und Vornamen der Person, die die Buchung auslöst, und die wir in der Folge ansprechen können. Zudem fragen wir nach einer Mailadresse, um die Korrespondenz zu erleichtern. Dies muss keine personalisierte Mailadresse sein. Sie können auch die allgemeine Firmenadresse verwenden, wenn der Empfang dort sichergestellt ist. Die von Ihnen bereit gestellten Daten speichern wir und verwenden Sie zur Bearbeitung und weiteren Abwicklung Ihrer Bestellung. 

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung über die im Shop angebotenen Zahlungsarten werden ggf. ebenfalls personenbezogene Daten erhoben und weiterverarbeitet. Die Verarbeitung findet aber nicht durch uns, sondern ausschließlich bei und durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister als Verantwortlichem statt. Informationen über Umfang und Zweck der diesbezüglichen Verarbeitung finden Sie in den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Zahlungsdienstleisters.

Bitte beachten Sie auch, dass einige Produkte (z.B. Bücher) nicht über unseren Shop bestellt werden können, sondern Sie hierfür in den Shop eines Drittanbieters (z.B. springer.com) weitergeleitet werden. Dort gelten die Datenschutzbestimmungen des dortigen Shop-Betreibers.  

b) Bewerbungen

aa) Bewerbungsanfrage
Wenn Sie uns eine Bewerbungsanfrage schicken, speichern und nutzen wir Ihre Mailadressse und – falls angegeben – Ihren Namen zur Beantwortung Ihrer Anfrage. Wenn Sie uns eine Bewerbung mit Bewerbungsunterlagen zukommen lassen, erheben und speichern wir folgende Daten:

Name, Vorname
Adresse
Telefonnummer
Mailadresse
Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Zeugnisse, Lebenslauf etc.)
Foto

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 26 Abs. 1 BDSG.

bb) Bewerberpool
Es kann vorkommen, dass wir Ihnen aktuell keine Stelle anbieten können, Ihre Bewerbung aber für spätere Stellenausschreibungen in Frage kommt. In diesem Fall speichern wir Ihre Daten in unserer Bewerberdatenbank. Dies tun wir aber nur dann, wenn Sie uns zuvor Ihre ausdrückliche Einwilligung erteilt haben. Die Verarbeitung erfolgt in diesem Fall nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO auf Grundlage Ihrer Einwilligung. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Zugang des Widerrufs.

c) Sonstige Verarbeitung von Daten

Wir erheben und speichern personenbezogene Daten, wenn Sie Anfragen per Telefon oder Post an uns richten, Angebote einfordern, Bestellungen abgeben, sich zu unseren Veranstaltungen anmelden sowie im Rahmen der Begründung und Abwicklung von Vertragsverhältnissen. Neben Unternehmensdaten (Firma, Anschrift, Kontaktdaten) erheben und speichern wir auch die uns mitgeteilten personenbezogenen Daten von Einzel - Unternehmern und – Unternehmerinnen, angemeldeten Veranstaltungsteilnehmern, Bewerbern und Ansprechpartnern in Unternehmen unserer Vertragspartner.

4. Zweck der Verarbeitung und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten personenbezogene Daten gemäß den Bestimmungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

a) Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung von Daten erfolgt zur Erbringung unserer vertraglichen Leistungen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Über die Nutzung zur eigentlichen Vertragserfüllung hinaus kann es erforderlich sein, Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten zu verarbeiten, z.B.

• Gewährleistung der IT-Sicherheit unserer Internetseite
• Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
   

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO)
Für bestimmte Zwecke (z.B. Zusendung von Veranstaltungshinweisen oder unseres Newsletters; Aktivierung nicht essentieller Cookies, Übernahme von Bewerberdaten in den Bewerberpool) benötigen wir Ihre Einwilligung. Eine Verarbeitung findet insoweit nur statt, wenn Sie diese Einwilligung ausdrücklich erteilt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor Zugang des Widerrufs.

5. Empfänger der Daten

a) Daten, die wir auf automatisiert unseren Internetseiten erfassen (siehe oben 3 a) aa)), werden nicht an Dritte übermittelt.

b) Empfänger Ihrer Daten können Unterauftragnehmer sein, die in Einzelfällen in unserem Auftrag Trainings oder sonstige Veranstaltungen durchführen. Diesen werden z.B. Listen mit Namen der Teilnehmer sowie Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson übersandt.

c) Im Rahmen von Zertifizierungen werden personenbezogene Daten an die zuständigen Zertifizierungsunternehmen übersandt.

d) Daten werden an öffentliche Stellen übersandt, soweit wir hierzu aufgrund einer gesetzlichen Regelung oder behördlichen Maßnahme verpflichtet sind.

e) Mit Ihrer Einwilligung übermitteln wir Daten an Unternehmen in unserem Konzernverbund.

f) Bewerberdaten werden grundsätzlich nicht an Dritte außerhalb unseres Unternehmens übermittelt. Kommt eine Übermittlung an Dritte ausnahmsweise in Betracht (etwa weil wir Ihnen eine alternative Anstellung im Unternehmen eines Kooperationspartners anbieten können), dann holen wir zuvor Ihre Einwilligung ein. 

6. Übermittlung von Daten in ein Drittland

An Empfänger mit Sitz außerhalb der EU und des EWR übermitteln wir in der Regel keine personenbezogenen Daten. Eine Übermittlung in ein Drittland kommt aber beispielsweise in Betracht, wenn wir Leistungen in einem Drittland erbringen und einen Unterauftragnehmer vor Ort beauftragen, der diese Daten zur Durchführung der Leistungen benötigt. Eine Übermittlung erfolgt aber auch in diesem Fall nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO.

7. Dauer und Speicherung

Wir speichern Ihre Daten grundsätzlich so lange, wie die Speicherung für die Erfüllung vertraglicher und gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten hierfür nicht mehr erforderlich, werden sie regelmäßig gelöscht.

Protokolldaten unserer Internetseite (Server-Logfiles) werden für die Dauer von 3 Monaten gespeichert und dann automatisch gelöscht.

Daten, die über eingesetzte Cookies erfasst werden, werden für die in den Cookie-Informationen“ jeweils angegeben Dauer gespeichert und sodann automatisch gelöscht.

Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Anfragen überlassen, werden nach Erledigung der Anfrage (z.B. Versand von Informationsmaterial, Rückruf) für eine Dauer von 3 Monaten gespeichert, um weitere Rückfragen beantworten zu können. Erfolgt kein weiterer Kontakt, dann werden die Daten nach spätestens 3 Monaten gelöscht.

Bewerberdaten speichern wir bis zu 6 Monate nach erfolgter Absage. Liegt eine Einwilligung vor, speichern wir die Bewerberdaten bis zu einem Jahr in unserem Bewerberpool. Wenn Sie Ihre Einwilligung vorher widerrufen, werden Ihre Daten nach Zugang des Widerrufs gelöscht.

Eine Löschung erfolgt nicht, soweit

• Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen,
• Daten zum Nachweis von Forderungen aus dem Vertragsverhältnis erhalten bleiben müssen, im Rahmen der regelmäßigen Verjährungsfrist (3 Jahre, § 195 BGB). Soweit eine Löschung nach vorstehendem Satz nicht erfolgt, werden die Daten gesperrt. Wir überprüfen die Erforderlichkeit in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle 2 Jahre.
   

8. Sicherheit Ihrer Daten

Wir treffen alle angemessenen technisch-organisatorische Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten. Dritte, die in unserem Auftrag Ihre Daten verarbeiten oder mit diesen in Kontakt kommen können, werden entsprechend den gesetzlichen Vorgaben schriftlich zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Unsere MitarbeiterInnen sind alle auf das Datengeheimnis verpflichtet.

9. Ihre Datenschutzrechte

Als „betroffene Person“ haben Sie das Recht auf

• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
• auf Löschung nach Art. 17 DSGVO
• auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. 

Sie haben auch das Recht, sich bei unserem Datenschutzbeauftragten (siehe unten Ziffer 12) oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO i.V. m. § 19 BDSG). 

Widerspruchsrecht

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen (siehe oben), können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

10. Pflicht zur Bereitstellung

Sie sind gesetzlich nicht verpflichtet, uns Daten zur Verfügung zu stellen. Wenn Sie Anfragen an uns richten oder uns beauftragen wollen, ist es jedoch erforderlich, dass Sie uns diejenigen Daten mitteilen, die für die Beantwortung der Anfrage bzw. die Erbringung unserer Leistungen benötigt werden. Welche Daten im Einzelnen benötigt werden, hängt von der jeweiligen Leistung ab, die wir für Sie erbringen sollen.

Für eine Anfrage benötigen wir beispielsweise einen Namen um Sie anzusprechen sowie eine Mailadresse oder Telefonnummer (wenn Sie zurückgerufen werden möchten). Für eine Anmeldung zu unseren Veranstaltungen müssen Sie uns den Namen des/der Teilnehmenden mitteilen. Dies gilt auch bei Zertifizierungen. Im Rahmen von Trainings- oder Beratungsverträgen brauchen wir neben Ihren Unternehmensdaten in der Regel den Namen eines Ansprechpartners und dessen Kontaktdaten in Ihrem Unternehmen.

Wenn Sie sich bei uns bewerben möchten, brauchen wir Ihren Namen, Vornamen und eine Mailadresse oder Telefonnummer, über die wir Kontakt mit Ihnen aufnehmen können. Berücksichtigen können wir zudem nur solche Bewerbungen, die eine aktuelle Wohnanschrift und die üblichen Ausbildungs- und Tätigkeitsnachweise (z.B. Zeugnisse, Lebenslauf) enthalten. Ohne diese Daten ist eine Bearbeitung Ihrer Bewerbung leider nicht möglich.   

Ohne die jeweils erforderlichen Daten ist eine Nutzung unserer Leistungen nicht möglich, und können wir keinen Vertrag mit Ihnen schließen.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine Automatisierte Entscheidungsfindung und/oder Profiling im Sinne von Art. 22 Abs. 1 und 4 DSGVO finden nicht statt.

12. Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Thema Datenschutz haben, senden Sie uns eine E-Mail an privacy@ums-gmbh.com

13. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Regelungen unserer Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anzupassen. Ältere Fassungen der Datenschutzerklärung können Sie über die o.g. Mailadresse bei uns anfordern.

V 1.2 Frankfurt am Main im Februar 2023