5 Erfolgsfaktoren zur erfolgreichen Implementierung einer agilen Organisation auf Abteilungsebene

Herausforderung

Ein international aufgestellter Finanzdienstleister beschäftigt sich mit der Digitalisierung seiner Kernprozesse zur Realisierung von Effizienzen und der besseren Bedienung der Kundenbedürfnisse. So sind beispielsweise die ausgeprochenen Kundenbedürfnisse beim Account Opening für Funding und Financing eine bessere Transparenz auf den Status und mehr Unterstützung bei der Informationssammlung zu bekommen. Die unspoken true needs sind möglicherweise aber ganz andere: Wenn ich nur einen Tag zur Eröffnung brauche, ist Transparenz nicht mehr nötig; wenn die Komplexität in der Informationssammlung reduziert wird, kann auch Unterstützung reduziert werden. Diese Ziele werden in einem Bereich in vier Ländern gleichzeitig vorangetrieben, in dem zunächst Businessprobleme wie das oben beschriebene identifiziert und dann Lösungen entwickelt und eingeführt (wie beispielsweise Robotics, Machine Learning) werden.

Auch wenn bisherige Maßnahmen dazu führten, dass Aufgaben strukturiert waren und für viele denkbare Fälle und Arbeitsschritte Beschreibungen vorhanden waren, nahm das Managementteam eine wachsende Unzufriedenheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit den aktuellen Arbeitsweisen wahr. Zudem wurde das volle Potenzial der Lösungen nicht ausgeschöpft, die Lösungen verursachten oft Probleme bei der Einführung und Betreuung, denn dafür war weder Zeit noch Ownership eingeplant.

Noch mehr Standardisierung und noch mehr Regeln und Arbeitsvorschriften brachten nicht den gewünschten Erfolg - stattdessen strebte der Bereich nach einer Agilen Organisation.

Ergebnisse

Kosteneinsparungen mehrere Mio. € durch Robotics und Machine Learning-Lösungen
Net Promoter Score (NPS) >85 von Projekten mit Fokus auf Kundenzufriedenheit
Erhöhung des Mitarbeiter-Zufriedenheits-Index von 70% auf 85% (Employee-Pulse-Umfrage)

Ein paar Beispiele für Erfolgsfaktoren aus der Praxis dieses Projekts

Erfolgsfaktor - E2E DevOps Teams

Die zuvor stark arbeitsteilige Organisation wurde vollkommen umgebaut und ein agiles Rollenmodell implementiert. Leitend für die Umsetzung war die Idee, weg von einfachen Aufgaben und einer komplizierten Organisation zu gehen hin zu einer einfachen Organisationstruktur, in der ein Team mit komplizierten Aufgaben betraut ist. Jedes Team begleitet heute eine Challenge entlang des gesamten Wertstroms, von der Business Analyse bis hin zur Betreuung und Verbesserung der Lösungen.

Erfolgsfaktor - Vertrauen durch Transparenz

Um schneller und wendiger zu sein, sollten Entscheidungen dort getroffen werden, wo einerseits die besten Informationen vorhanden sind, aber auch Fähigkeiten und der Wille dazu da ist. In der agilen Welt wird von Führungskräften gefordert, dass sie Vertrauen in ihre Mitarbeiter haben und Entscheidungen ins Team delegieren. Das funktioniert nur, wenn die Rahmenbedingungen für das Team klar sind und wenn Vertrauen aufgebaut wird. Eine hohe Transparenz auf Entscheidungen und den wichtigsten Inhalten fördert Vertrauen. So kann das Team zeigen, dass sie verantwortungsvoll mit der Situation umgehen und die Führungskräfte können sie unterstützen statt kontrollieren.

Erfolgsfaktor - "Safe to try"

Um sicherzustellen, dass keine geschäftsgefährdenden Entscheidungen getroffen werden, definierte sich das Team eine Wasserlinie. Oberhalb der Wasserlinie sind Änderungen und Ausprobieren unkritisch und werden selbständig entschieden und durchgeführt. Unterhalb der Wasserlinie könnte es massive Folgen haben, weshalb hier gemeinsame Entscheidungen getroffen werden.

Erfolgsfaktor - Die Zielkultur verstehen

Eine agile Organisation fordert von den Beteiligten grundsätzlich andere Verhaltensweisen. Die Verhaltensweisen summieren sich in der oft zitierten Unternehmenskultur. Will man nun die Vorteile der Agilität für sich nutzen, so müssen sich viele dieser Verhaltensweisen ändern und damit auch die Unternehmenskultur. Eine frühe Herstellung von Transparenz zu der aktuell vorhandenen Kultur und der Vergleich mit einem gängigen Kulturmodell führt dazu, dass sich die Beteiligten früh damit auseinandersetzen können, wissen was von ihnen gefordert wird und an welchen Stellen wenig förderliche Verhaltensweisen den Alltag dominieren. Die Veränderung kann dadurch bewusster und somit schneller und mit weniger Widerständen von statten gehen.

Erfolgsfaktor - Die Organisation durch das Team (ständig) neu denken lassen

Die Ausgestaltung der agilen Organisation überlässt man am besten dem Team selbst - so kann Ownership und eine ganz andere Grundhaltung zu den Inhalten der Veränderung entstehen. Eine agile Organisation zeichnet sich durch Anpassbarkeit aus - das gilt auch für ihre eigenen Elemente. Um also sicher zu stellen, dass auf neue Gegebenheiten adäquat reagiert werden kann, werden Mechanismen für eine ständige Anpassung implementiert.

Für Rückfragen oder eine weitergehende Diskussion zum Thema Agilität in der Finanzdienstleistungsbranche sprechen Sie gerne den Autor (Martin Thalheim, Senior Manager unter Martin.Thalheim@ums-gmbh.com) an oder nehmen Sie Kontakt mit dem Finance Team der UMS unter Finance@ums-gmbh.com auf.
Wir freuen uns darauf!